Privacyverklaring

Kids Happiness by Mies

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

  1. Algemeen

Kids Happiness by Mies, gevestigd in Hoofddorp en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85197211, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Kids Happiness by Mies gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met persoonsgegevens van kinderen en hun ouders/verzorgers en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
  • naam, adres en woonplaats;
  • geboortedatum van het kind;
  • telefoonnummer en e-mailadres van ouder(s)/verzorger(s);
  • gegevens van ouder(s)/verzorger(s);
  • gegevens over school, leerkracht of intern begeleider wanneer dit relevant is voor de coaching;
  • informatie die tijdens de kennismaking, intake, coaching en evaluaties wordt gedeeld;
  • de hulpvraag en informatie die relevant is voor de begeleiding;
  • coachaantekeningen;
  • informatie die met toestemming van de gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) wordt ontvangen van of gedeeld met school of andere betrokken professionals;
  • gegevens die nodig zijn voor de administratie en facturatie.

Kids Happiness by Mies verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk of relevant zijn voor de coaching, communicatie en bedrijfsvoering.

  1. Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?
  • het voeren van een kennismakings- en intakegesprek;
  • het uitvoeren van de afgesproken coachroute;
  • het voorbereiden en evalueren van de coaching;
  • communicatie met ouders/verzorgers;
  • het maken en beheren van afspraken;
  • contact met school of andere betrokken professionals wanneer hiervoor toestemming is gegeven;
  • het bijhouden van relevante coachaantekeningen;
  • het voeren van een zorgvuldige administratie;
  • het opstellen en verwerken van facturen;
  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder dat ouders/verzorgers hierover worden geïnformeerd, tenzij hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.

  1. Cliëntdossier en coachaantekeningen

Voor een zorgvuldige begeleiding houdt Kids Happiness by Mies een cliëntdossier bij. Hierin kunnen persoonsgegevens, de hulpvraag, relevante informatie uit gesprekken en coachaantekeningen worden opgenomen.

Er wordt alleen informatie vastgelegd die relevant is voor de begeleiding van het kind en/of de ouders/verzorgers.

Kids Happiness by Mies gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met deze informatie en neemt maatregelen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot cliëntgegevens.

  1. Contact met school en andere betrokkenen

Soms kan afstemming met school, een leerkracht, intern begeleider of een andere betrokken professional helpend zijn voor de begeleiding van een kind.

Inhoudelijke informatie over het kind of gezin wordt alleen met derden gedeeld wanneer hiervoor toestemming is gegeven door de gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s), tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting of een situatie waarin de veiligheid van het kind het noodzakelijk maakt om informatie te delen.

Er wordt alleen informatie gedeeld die relevant is voor het doel van het contact.

  1. Communicatie via telefoon, e-mail en WhatsApp

Voor het maken of wijzigen van afspraken, praktische vragen en kort tussentijds contact kan Kids Happiness by Mies gebruikmaken van telefoon, e-mail en WhatsApp.

Ouders/verzorgers wordt gevraagd terughoudend te zijn met het versturen van zeer gevoelige of uitgebreide persoonlijke informatie via WhatsApp of e-mail.

Wanneer informatie uit deze communicatie relevant is voor de begeleiding, kan deze informatie worden verwerkt in de coachaantekeningen.

  1. Vertrouwelijkheid en veiligheid

Alles wat tijdens of in het kader van de coaching wordt besproken, wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.

Informatie wordt niet zonder toestemming gedeeld met derden, tenzij Kids Happiness by Mies op grond van de wet verplicht is informatie te verstrekken of wanneer handelen noodzakelijk is in verband met de veiligheid van een kind.

Kids Happiness by Mies werkt waar nodig volgens de geldende Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.

  1. Digitale opslag en beveiliging

Kids Happiness by Mies neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Cliëntgegevens, coachaantekeningen en bijbehorende documenten worden digitaal opgeslagen in Google Drive. De toegang tot deze gegevens is beperkt tot Kids Happiness by Mies.

Het Google-account en de apparaten waarmee cliëntgegevens worden geraadpleegd, worden beveiligd met passende beveiligingsmaatregelen.

Voor de digitale opslag wordt gebruikgemaakt van Google als externe dienstverlener. Waar dit op grond van de AVG noodzakelijk is, worden passende afspraken gemaakt over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

  1. Facturatie

Voor het opstellen en verwerken van facturen worden alleen persoonsgegevens gebruikt die daarvoor noodzakelijk zijn.

  • naam en adresgegevens;
  • factuurdatum;
  • omschrijving van de dienstverlening;
  • het te betalen bedrag.

Voor de financiële administratie worden niet meer inhoudelijke gegevens over de coaching vermeld dan noodzakelijk.

  1. Bewaartermijnen

Kids Happiness by Mies bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke fiscale bewaartermijn.

Cliëntgegevens en coachaantekeningen worden in beginsel maximaal twee jaar na afronding van de begeleiding bewaard en daarna verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren.

Wanneer na een kennismaking of ander eerste contact geen begeleiding tot stand komt, worden persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn in beginsel binnen zes maanden verwijderd.

  1. Delen van persoonsgegevens

Kids Happiness by Mies verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening;
  • hiervoor toestemming is gegeven;
  • dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen; of
  • dit noodzakelijk is in verband met de veiligheid van het kind.

Wanneer externe partijen in opdracht van Kids Happiness by Mies persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over de bescherming van deze gegevens.

  1. Rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Op grond van de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan dit onder andere gaan om het recht op:

  • inzage in persoonsgegevens;
  • correctie van persoonsgegevens;
  • verwijdering van persoonsgegevens;
  • beperking van de verwerking;
  • bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
  • overdracht van persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden ingediend bij Kids Happiness by Mies.

Bij verzoeken die betrekking hebben op persoonsgegevens van een minderjarig kind wordt rekening gehouden met de leeftijd van het kind, het ouderlijk gezag en de toepasselijke wettelijke regels.

  1. Wijzigingen

Kids Happiness by Mies kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werkwijze, dienstverlening of geldende wet- en regelgeving verandert.

Op de website staat steeds de meest actuele versie van de privacyverklaring.

  1. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Kids Happiness by Mies met persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u contact opnemen met Kids Happiness by Mies.

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet op de juiste manier worden verwerkt, kunt u hierover eerst contact opnemen met Kids Happiness by Mies.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.